Резюме секретаря

Кто такой секретарь

Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку. Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.

Права сотрудника

Рассматривая вопрос о том, кто такой секретарь-референт и что он делает, можно отметить не только обязанности сотрудника, но и его права с полномочиями.

К правам секретаря-референта относятся:

  • выполнение поручений по запросам от служб, нужных для работы материалов, требование объяснений по поводу задержки выполняемых операций;
  • рассмотрение, оценка документов, последующая их отправка на исполнение специалистам;
  • предъявление требований, направленных на доработку документации, составление и оформление;
  • внесение в документационные сведения изменений, если они не противоречат общим правилам и находятся в компетенции сотрудника;
  • принятие управленческих позиций для создания новых методов и форм труда в рамках компетенции сотрудника;
  • предоставление руководству требований касательно создания условий для того, чтобы выполнялись служебные обязанности, а документы при этом – сохранились в рамках деятельности фирмы;
  • осуществление рабочих мероприятий с информацией конфиденциального характера;
  • осуществление взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями касательно вопросов проверки исполнения документации, а также в области подачи нужных информационных сведений.


Секретарь-референт имеет доступ к важнейшим документам предприятия и имеет право требовать материалы, необходимые для осуществления своей деятельности

Где найти работу?

Должность секретаря-референта есть практически в каждой компании. Рынок вакансий изобилует различными предложениями, среди которых можно найти вариант с подходящей доступностью и заработной платой. Но имейте в виду, что и конкуренция в этой сфере тоже высока. Чтобы получить место, нужно выделиться среди десятков остальных соискателей. Кроме того, в маленьких фирмах должностные обязанности секретаря-референта зачастую не регламентированы четко, и сотруднику приходится выполнять множество разнообразной работы. Чтобы избежать этого, выбирайте большие компании, в них обычно четко прописаны рамки ваших обязанностей. Если такой возможности у вас нет, то просто детально обговорите все обязанности, которые вам предстоит выполнять на новом месте работы.

В центре скандалов

Пресс-секретарь, как и любой публичный человек, неоднократно оказывался в центре скандалов. Несколько лет назад общественность заинтересовалась стоимостью часов, которые Дмитрий Песков надел на свадьбу. Этот аксессуар, выпущенный швейцарской фирмой Richard Mille, по сведениям экспертов, стоит порядка 600 тысяч долларов. Многих удивило, что у Пескова, получающего не самую большую зарплату госслужащего, хватило денег на дорогую покупку. Позже молодожен заявил, что часы ему подарила супруга.

Это был не единственный скандал, связанный со свадьбой Пескова и Навки. Навальный, следящий за судьбой чиновника, заявил, что пресс-секретарь проводит медовый месяц на роскошной яхте Maltese Falcon. Ее аренда обходится отдыхающим 26 миллионов рублей в неделю (и это без еды и напитков). В ответ Дмитрий заявил, что живет с семьей в гостинице на Сицилии.

Взрослые дети также «бросали тень» на репутацию высокопоставленного отца. Старший сын Дмитрия Пескова, официально нигде не работающий, владеет внушительным автопарком. В его коллекции есть Тесла, Рендж Ровер, Феррари, Мерседес и мотоцикл Harley-Davidson. При этом Николай не платит алименты на содержание своего ребенка и штрафы за нарушения ПДД.

Периодически и Лиза Пескова становится героиней СМИ. Она критикует российскую систему образования, молодежь, менталитет и даже родного отца. Как-то эпатажная девушка в Инстаграме разместила пост, в котором назвала его «главным миллиардером и вором страны». Таким образом Лиза пыталась иронично ответить на нападки и злобные высказывания интернет-пользователей. Дмитрий Песков, оказавшись во всех последних новостях, отказался комментировать слова дочери.

Что обязан знать и должен делать секретарь


Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

  1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  3. Принимать и вести учет телефонограмм.
  4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

  • весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
  • устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
  • нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
  • правила пользования средствами оргтехники и связи;
  • правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
  • правила организации труда на рабочем месте;
  • нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

И снова о правах

Данная должность подразумевает не только расширенные обязанности секретаря, но и соответствующие им права. Помимо общепринятых они включают в себя право на запросы нужных материалов и информации от любых функциональных служб предприятия и требования объяснений причин задержек в выполнении заданий руководства. Затем: можно требовать произвести доработку документов, подготовленных исполнителями с нарушением принятых правил согласно ГОСТ 6.38-90 или ISO — международных норм оформления документации.

Он имеет право на визирование в рамках собственной должностной компетенции документов, касающихся деятельности по управлению предприятием, внесение руководству на рассмотрение личные предложения по улучшению деятельности организации в сфере документооборота, применению новейших компьютерных технологий.

Имеет доступ к документам с грифом «Конфиденциально» и может осуществлять взаимодействие с любыми сотрудниками и службами предприятия с целью контроля исполнения решений руководства и предоставления тому нужной информации.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  • 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
  • 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
  • 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
  • 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
    • законодательными актами РФ;
    • Уставом предприятия;
    • Положением о функциональных службах предприятия;
    • приказами (указаниями) руководства предприятия;
    • нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
    • настоящей должностной инструкцией.
  • 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
  • 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
    • перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
    • организации работы с документами, составления документации;
    • организации управленческого труда;
    • применение средств вычислительной и организационной техники;
    • перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
    • культуры труда и служебной этики;
    • охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Что обязан знать и должен делать секретарь


Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

  1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  3. Принимать и вести учет телефонограмм.
  4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

  • весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
  • устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
  • нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
  • правила пользования средствами оргтехники и связи;
  • правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
  • правила организации труда на рабочем месте;
  • нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Секретарь занимается приемной работой

Приемная работа в офисе подразумевает приветствие посетителей и их комфорт. В целом, секретариат безоговорочно помогает новому сотруднику и посетителям ориентироваться.

Он включает направление посетителей к людям, которые получают доступ и просматривают новые приложения, развернутые в домашнем каталоге. Тем не менее, секретарская работа способствует укреплению репутации и имиджа компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые присоединились к компании.

Вести календарь и план встреч

Секретари Office планируют встречи и обновляют календари событий. Они также организуют встречи и координируют расписание конференц-зала. Перед встречами они собирают справочные материалы и создают пространство для встреч. Они посещают встречи и готовят протоколы или резюме результатов встречи.

Секретарь хранит и упорядочивает файлы

Одна из важных функций секретаря — систематизировать и хранить файлы сотрудников и клиентов. Помимо файлов, ведите учет других вещей в компании.

Храните файлы в алфавитном порядке и используйте файловую систему, чтобы упростить хранение ключей и поиск ключей для успешной организации файлов.

Ручки корреспонденции и памятки

Переписка, которая включает в себя телефонные звонки и электронные письма, которые приходят и выходят из организации, получает и подтверждает секретарь. они получают электронные письма перед отправкой в ​​адресный отдел или офис.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

Особенности профессии:

повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;

отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;

необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;

умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;

наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Секретарь – это административный офисный работник, имеющий широкий функционал от помощи руководителю до обеспечения жизнедеятельности офиса.

Мнение эксперта

Екатерина Колоколова:

«Еще нужно помнить, что такой работник — это лицо компании. По статистике, с женщинами новые клиенты, просители, заказчики и просто посетители легче идут на контакт, чем с мужчинами.»

История появления профессии

Первые секретари появились еще в Древнем Риме. Это были обязательно мужчины, которые фактически являлись тайными советниками.

Впервые в России должность секретаря была учреждена Петром I в далеком 1720 году. К претендентам предъявлялись строгие требования. Они должны были быть расторопными, не допускать нечеткости в своих действиях.

Следующий интересный факт: ранее на должности секретаря никогда не работали женщины. В документах XIX и XX веков нет ни одной женской фамилии, связанной с секретарским делом.

Как только появились печатные машинки, профессия стала сугубо женской. Тогда каждая женщина, претендующая на эту работу, должна была уметь стенографировать со скоростью не менее 40 слов в минуту, за такое же время на машинке набирать 4 страницы.

Первые курсы секретарей были организованы Харькове в 1868 году. Через какое-то время эту практику переняли в других странах: в Великобритании, Франции и США.

В 2005 году Россия присоединилась к празднованию Международного дня секретаря. Теперь его отмечают каждую третью пятницу сентября. В этом году праздник выпадает на 18 сентября.

Образование

Для работы не обязательно иметь вузовский диплом, достаточно окончить техникум по специальному направлению      либо курсы, обучающие референтов.

В колледж можно поступить на основе аттестата, в том числе на бюджет. Есть направления:

  • секретарь;
  • делопроизводитель;
  • документационное обеспечение управления и архивоведение.

Срок обучения составляет 2-3 года, в зависимости от базы (9 или 11 классов).

Но востребованы секретари, имеющие дополнительные навыки. Для этого проходят программы по:

  • иностранным языкам, в том числе деловому переводу;
  • основам информатики, работы с сайтами, программами;
  • юридическим  азам      для составления правовой документации;
  • проч ему.

К самым известным учебным заведениям и направлениям, дающим высшее образование лицам, желающим устроиться на престижные должности, относят:

  • МГУ;
  • МГИМО;
  • МИРЭА;
  • Калмыцкий ГУ им. Б.Б. Городовикова;
  • РГГУ;
  • УрФУ им. первого Президента России Б.Н. Ельцина;
  • Тюменский ГУ;
  • Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского;
  • РГСУ;
  • МГИК.

Если специального образования место работы не предусматривает, то достаточно пройти курсы подготовки по документообороту и архивному делу.

Вы считаете работу секретаря престижной?

Да
Нет

Недостатки профессии секретарь

Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.

Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:

  • ненормированный рабочий день;
  • монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
  • необходимость «держать лицо» в любых ситуациях.

Должностная инструкция секретаря

Каждая должность предполагает определенные обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря руководителя включает немало пунктов, среди которых:

  • обеспечение делопроизводства;
  • работа с корреспонденцией;
  • передача документов от сотрудников к начальству;
  • подготовка совещаний;
  • своевременная покупка канцелярских товаров;
  • подготовка планов и текстов для публичных выступлений начальника;
  • редактирование и другая работа с документами;
  • контроль за другими сотрудниками, а также оценка результата.

Невозможно качественно выполнять работу, если не ознакомиться с внутренним регламентом. Чем детальнее сотрудник знаком с правилами своего предприятия, тем лучше он сможет исполнять свои обязанности. Вот почему после получения вакансии нужно изучить распорядок деятельности и нормативные документы. В частности, должностную инструкцию секретаря-машинистки. На основе полученной информации специалист сможет качественно выполнять свои функции.

Суть работы секретаря

Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии — secretus), которым доверяли тайны государственного управления.

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Критерии отбора секретаря

Мы приведем пример универсальных требований, актуальных как для личных руководителей, так и обычных секретарей.

Профессионализм, наличие соответствующих навыков. Среди них грамотная родная и иностранная речь, знание стенографии и делопроизводства, владение офисной техникой, способность быть немного психологом.

Умение организовать работу собственную и всей компании, помочь директору в отладке офисных процессов.
Высокий уровень ответственности.

Инициативность и самостоятельность, однако в рамках дозволенного. Сотрудник должен проявлять инициативы и быть готовым частично заменить руководителя, если тот отдаст такое распоряжение.

Стрессоустойчивость

Это качество важно в любой профессии, однако для секретаря и личного ассистента оно особенно ценно. Большое количество информации для обработки и значительная ответственность повышают стресс, и человек обязан уметь с ним справляться.

Чувство такта

Не говорить лишнего, хранить корпоративные тайны и личные секреты босса, не участвовать в распространении сплетен и даже пресекать это еще несколько важных обязанностей ассистента.

В целом секретарь руководителя должность более сложная, чем обычный секретарь в приемной, у него больше функций, потому и требования к такому человеку строже.

В чем заключается роль секретаря руководителя?

Работа секретаря руководителя заключается в том, чтобы поддерживать своего руководителя и следить за его календарем. Вы отвечаете за то, чтобы все необходимые встречи были забронированы, и чтобы ваш босс вовремя приходил на эти встречи. Чтобы у него была вся необходимая информация для собраний, и он принимал необходимые телефонные звонки. Вы отвечаете за подготовку электронных таблиц, презентаций PowerPoint и многое другое.

Как видите, работа специалиста по административным вопросам – всячески поддерживать руководителя. Тем не менее у большинства администраторов есть некоторые основные обязанности, такие как регистрация, набор текста и ответ на телефонные звонки.

Работа в качестве администратора – престижная роль, потому что вы затрагиваете каждый аспект бизнеса и работаете бок о бок в команде со своим руководителем для достижения одной цели. В этой роли замечательно то, что она позволяет вам расти. Например, вы можете начать как младший административный помощник начального уровня, а затем продвинуться до уровня старшего исполнительного помощника.

Имейте в виду, что каждый секретарь работает по-своему. Единственный способ получить истинное описание должности – это выяснить потребности руководителя или менеджера, с которым вы работаете. О них вы узнаете, когда начнете с ним работать. Вы должны понять их потребности, как они работают, как они действуют, как им нравится, чтобы другие работали и т.д.

Теперь стоит упомянуть несколько важных замечаний:

Помните, что вы работаете с важной конфиденциальной информацией, так как довольно часто вы имеете доступ к электронной почте своего начальника. Вы должны выглядеть профессионально, так как вы первый человек, с которым люди контактируют, прежде чем увидят вашего руководителя

Поэтому очень важно, как вы разговариваете по телефону, как вы приветствуете кого-то, как вы одеваетесь или ведете себя на встрече, как вы ведете протокол встречи, где вы сидите, как вы сидите, и даже то, как вы входите в комнату.

Вы можете задаться вопросом, как выглядит истинный карьерный рост профессионального администратора. Здесь вы можете начать как регистратор и подняться до административной профессиональной роли. Большинство специалистов начального уровня начинают с того, что помогают менеджерам низшего уровня, а иногда и менеджерам по продажам.

Чтобы развиваться как профессионал в области администрирования, необходимо быть в курсе последних событий в области технологий и действительно преуспеть в своей работе. Очень полезно начать работать с руководителем среднего звена, чтобы увидеть, что они делают, как они справляются со своей работой, как они выполняют несколько задач одновременно, как они управляют людьми и следят за своим расписанием.

Далее, вы уже будете решать, хотите вы добиться роли секретаря президента компании, генерального директора и т.д. Потому что здесь вам придется быть продолжением своего руководителя. Такие люди очень заняты, а это означает, что вы должны будете участвовать в их расписании, поездках и т.д.

Самое замечательное в административной роли то, что вы можете учиться работе через наблюдение. Конечно, вы можете пойти на различные курсы, чтобы изучить азы данной роли, но ощутимый профессиональный опыт вы приобретаете через наставника, которого вам необходимо найти в своей компании. Именно так вы получите важную информацию о работе секретаря руководителя и необходимых инструментах в вашей деятельности.

Однако решать вам, какой карьерный путь избрать. Вы должны принять это решение, чтобы пройти путь от административного специалиста до исполнительного помощника высшего звена. Если вы стремитесь к этому, знайте, что каждая роль будет отличаться и она будет чрезвычайно требовательной, чем выше вы подниметесь по лестнице. Тем не менее это также роль, в которой вы действительно можете чему-то научиться и получить пользу в будущем, особенно если вы хотите продвинуться в своей карьере.

III. Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector